Formulaire 17: Requête de confidentialité

 
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Page 1 sur 5 : Contexte

Qui devrait utiliser ce formulaire?

Une personne qui dépose une requête de confidentialité à l'égard d'un document qu’elle dépose.

But

Demander que les documents déposés auprès de l’Office soient considérés confidentiels et ne soient pas versés aux archives publiques.

Quand devriez-vous déposer ce formulaire?

En même temps que vous déposez auprès de l’Office un document qui fait l’objet d’une requête de confidentialité.

Quelle est la prochaine étape?

Une partie qui souhaite s’opposer à votre requête de confidentialité dépose une requête de communication dans les cinq jours ouvrables suivant la date de réception de la copie de la requête de confidentialité. Vous pouvez répondre à une requête de communication en vertu duparagraphe 31(4)(formulaire 14) dans les trois jours ouvrables suivant la date de réception de la copie de la requête de communication.

Après avoir examiné toutes les présentations des parties, l’Office décidera d’accorder ou non la requête.

Si l’Office rejette votre requête de confidentialité, votre document sera versé aux archives publiques.

Si votre requête est accordée, l’Office peut exiger que tout le document, ou une partie de celui-ci, soit versé aux archives confidentielles ou qu’il soit fourni aux autres parties à la condition que sa confidentialité soit préservée.

Veuillez consulter l’article 31des Règles pour le règlement des différends pour de plus amples renseignements.

De quoi ai-je besoin avant de commencer?

Vous devrez fournir :

  • une version publique du document, de laquelle les renseignements confidentiels ont été supprimés, laquelle version est envoyée à toutes les parties;
  • une version confidentielle du document qui :
    • contient et indique les passages qui ont été supprimés de la version publique;
    • porte la mention « CONTIENT DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS » au haut de chaque page.

Ce n'est qu'à cette étape de l'instance que la version confidentielle est déposée auprès de l’Office.

Énoncé de collecte de renseignements personnels.
Énoncé de collecte de renseignements personnels - Processus décisionnel formel

Tous les renseignements personnels créés, recueillis ou conservés par l'Office des transports du Canada (Office) sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela signifie qu’on vous informera des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis et de la façon dont vous pouvez exercer votre droit d'accès à ces renseignements. Le cas échéant, on vous demandera d’exprimer votre consentement par rapport à ces renseignements.

Les renseignements fournis dans ce formulaire sont recueillis afin de nous permettre de traiter votre demande. Ces renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur les transports au Canada. Ces renseignements sont versés dans les fichiers de renseignements personnels suivants :

Tous les renseignements personnels que l'Office recueille au moyen du formulaire en ligne sont uniquement transmis aux membres du personnel et aux membres de l'Office qui en ont besoin pour donner suite à votre demande. Les renseignements peuvent être partagés avec les fournisseurs de services de transport ainsi que toute autre partie concernée afin de régler le différend.

Selon le principe de la transparence de la justice et des Règles de l'Office des transports du Canada (Instances de règlement des différends et certaines règles applicables à toutes les instances), tous les renseignements déposés auprès de l'Office dans le cadre du processus décisionnel formel de règlement de différends sont versés dans les archives publiques et peuvent être mis à la disposition du public. En ce qui a trait aux différends réglés au moyen du processus décisionnel formel, l'Office affiche les demandes, les actes de procédure et les décisions rendues sur son site Web. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez vous reporter à notre Politique de confidentialité.

Les renseignements que vous fournissez en remplissant le formulaire en ligne seront chiffrés (une méthode sécurisée de transmission des données) avant d'être envoyés par voie électronique à l'Office. Aux fins de référence, les renseignements que vous fournissez sont conservés temporairement dans un dossier chiffré sur un serveur sécurisé qui est hébergé sur notre réseau interne jusqu'à un délai de 30 jours suivant l'émission d'une décision ou à la suite du retrait de votre demande et de l'autorisation de l'Office de ce retrait. Les renseignements sont archivés dans le référentiel et le système de gestion des cas de l'Office où ils seront conservés pendant 10 ans après la fermeture du dossier, après quoi ils seront détruits.

Si, après avoir lu cet énoncé, vous préférez ne pas présenter votre demande par Internet, vous pouvez utiliser une des méthodes suivantes :

Par service de messagerie ou en personne : Office des transports du Canada, 15, rue Eddy, Gatineau (Québec) J8X 4B3

Par téléimprimeur : 1-800-669-5575

Si vous ne fournissez pas tous les renseignements demandés dans ce formulaire, l'Office ne pourra amorcer le traitement de votre demande.

Demande de renseignements sur la vie privée

Vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels et vous pouvez également demander qu'on les modifie si vous croyez que ces renseignements sont erronés ou incomplets.

Si vous avez une question, un commentaire, une préoccupation ou une plainte au sujet de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec la coordonnatrice ministérielle de la protection des renseignements personnels par courriel à l'adresse OTC.AIPRP-ATIP.CTA@otc-cta.gc.ca, par téléphone au 819-743-7259 ou par écrit à l'adresse : Coordinatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, 15, rue Eddy, Gatineau (Québec) J8X 4B3.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à l'égard de vos préoccupations au sujet de la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par courriel à l'adresse info@priv.gc.ca ou par téléphone au 1-800-282-1376.